فونت نامه اداری
فونت نامه اداری
یکی از مهم‌ترین مواردی که در سازمان‌های رسمی دیده می‌شود لزوم نوشتن و ارسال نامه‌های اداری به اعضای سازمانی و یا حتی مکاتبات بین‌سازمانی می‌باشد، اکثر افراد
یکی از مهم‌ترین مواردی که در سازمان‌های رسمی دیده می‌شود لزوم نوشتن و ارسال نامه‌های اداری به اعضای سازمانی و یا حتی مکاتبات بین‌سازمانی می‌باشد، اکثر افراد مسئول نگارش این نامه‌ها این فرایند را با استفاده از نرم‌افزار ورد مایکروسافت انجام می‌دهند، اما شاید به درستی درکی از چگونگی نگارش یک نامه‌ی اداری نداشته باشند.
از جمله نکات مهمی که بایستی حتما در تایپ و نگارش یک نامه‌ی اداری در نظر گرفته شود رعایت استانداردهای نامه‌نگاری در محیط واژه‌پرداز ورد می‌باشد، در این مقاله از همیار آی‌تی قصد داریم با اصول نگارش نامه‌های اداری در Wo d آشنا شده و قدم به قدم این مراحل را به صورت تصویری برای شما شرح دهیم.
اگر مدیریت یک کسب و کار را برعهده دارید، کارمندی هستید که در بخش مکاتبات شرکت فعالیت دارید و یا به عنوان یک منشی در سازمانی مشغول به کار هستید همه و همه از دلایلی هستند که باید این آموزش را فرابگیرید، چرا که به دفعات احتیاج به نوشتن نامه‌های اداری خواهید داشت، پس در ادامه با همیار آی‌تی همراه باشید تا به زبانی ساده با هم به بررسی این مقوله‌ی مهم بپردازیم.
اصول کلی برای نوشتن یک نامه‌ی اداری چیست؟
به طور معمول محتوای اصلی یک نامه‌ی اداری از ۵ قسمت شامل موارد زیر تشکل شده است:
که در این بین مقدمه، پیام اصلی و نتیجه‌گیری از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند و شالوده‌ی نامه‌ی شما را تشکیل می‌دهند، در نوشتن یک نامه‌ی اداری رعایت و ذکر سلسله مراتب سازمانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، بنابراین شما باید به درستی بدانید در حال مکاتبه با چه کسی و با چه مرتبه‌ی سازمانی هستید.
ادب و احترام
هرچند این بخش جزو اهداف ارسال نامه نیست، اما برای نمایش احترام و رعایت ادب باید در نامه‌های اداری درج شود، می‌توانید در این قسمت با عناوینی چون “جناب آقایسرکار خانم” شخص مورد نظر خود را خطاب قرار دهید و در ادامه نیز مرتبه‌ی سازمانی وی را خاطر نشان کنید، برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:
مدیریت محترم شرکت نام سازمان
جناب آقای مهندس سرکار خانم مهندس نام مخاطب نامه
با درود و آرزوی تندرستی برای شما
مقدمه‌ی نامه‌ی اداری
مقدمه یا سرآغاز نامه‌ی شما باید به گونه‌ای ذهن مخاطب را آماده پذیرش پیام اصلی بکند، شما نمی‌توانید به یکباره وارد بخش اصلی درخواست خود شوید، زیرا با این کار ذهن خواننده را آشفته خواهید ساخت و در نتیجه هدف اصلی شما به درستی به مخاطب منتقل نمی‌شود.
به عنوان مثال می‌توانید مقدمه‌ی نامه‌ی خود را این گونه بنویسید:
به استحضار می‌رساند با توجه به افزایش تعداد کاربران وبسایت و لزوم تقویت سرورهای مراکز داده‌ای…
سعی کنید در مقدمه‌ی نامه‌ی خود دلیل درخواست خود را برای مخاطب توضیح داده و او را مجاب کنید ادامه‌ی نامه‌ی شما (که شامل پیام اصلی و نتیجه است) را با اشتیاق بخواند.
پیام اصلی در نامه
این قسمت مهم‌ترین بخش نامه‌ی شماست، شما در این بخش درخواست اصلی و هدف خود را از ارسال نامه به مخاطب ارائه می‌دهید، سعی کنید تا حد امکان این بخش را ساده و کوتاه نوشته و از اضافه‌گویی‌های بیهوده پرهیز کنید.
به عنوان یک نمونه، می‌توانید پیام اصلی نامه را همانند قالب زیر بنویسید:
خواهشند است دستور فرمایید، تیم فنی سازمان نسبت به خرید و تقویت سرورها اقدام فرمایند…
نتیجه‌گیری انتهایی
این قسمت در حقیقت تکمیل کننده‌ی نامه و ترغیب کننده‌ی مخاطب برای انجام درخواست شماست و به اختیار شما در نامه گنجانده می‌شود، می‌توانید در این بخش ناگفته‌ها، تاکید درخواست و یا دلیل انجام هدفتان را درج کنید، مجددا به یاد داشته باشید که نباید اجازه دهید طول این قسمت نیز بیشتر از حد معمول شود، نتیجه‌گیری نهایی می‌تواند به صلاح‌دید شما در نامه درج نشود.
سپاس‌گزاری
این بخش نیز همانند، قسمت ادب و احترام جزو اهداف ارسال نامه نیست اما درج آن خالی از لطف نیست و باید آن‌را در نامه‌تان درج کنید، به عنوان مثال می‌توانید برای بخش تشکر از قالب‌بندی زیر استفاده کنید:
قبلا از مساعدت و همکاری شما سپاس‌گزاریم
نام شما شرکت
سمت سازمانی شما
امضا
حال که با اصلی‌ترین اجزای یک نامه‌ی اداری آشنا شدیم، چند نکته‌ی مهم در نگارش چنین نامه ای را با هم مرور کرده و در ادامه نحوه‌ی تایپ تمام این موارد در واژه پرداز مایکروسافت Wo d را به شما آموزش خواهیم داد، در پایان آموزش به چنین چیزی خواهیم رسید:
همچنین در پایان، فایل Wo d این نامه برای دانلود در اختیار شما قرار می‌گیرد که می‌توانید با دریافت آن، تغییرات مد نظرتان را در نامه‌ی آماده اعمال کرده و به دلخواه خود از آن استفاده کنید، اما قبل از شروع چند نکته‌ی مهم را در خصوص نگارش نامه‌های اداری با هم مرور می‌کنیم.
نکاتی که باید در نوشتن یک نامه‌ی اداری به آن‌ها توجه کنید
تا به اینجای کار با نکات مهم در نامه‌نگاری اداری آشنا شدیم، حالا وقت آن است که این موارد را به صورت عملی تمرین کرده و نحوه‌ی تایپ صحیح آن‌ها را در نرم‌افزار Wo d مایکروسافت بیاموزیم.
آماده‌سازی نرم‌افزار ورد برای تایپ نامه‌ی اداری
برای اینکه محیط برنامه‌ی ورد را برای تایپ یک نامه‌ی اداری آماده کنیم، چند مرحله پیش رو خواهیم داشت که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.
در ابتدا در سربرگ File به منوی Op io s مراجعه کنید تا صفحه‌ی زیر برای شما باز شود:
در ادامه مطابق تصویر بالا، ابتدا در سمت چپ گزینه‌ی Adva ced را انتخاب کنید و از قسمت Display برای گزینه‌ی Show measu eme s i u i s of از لیست باز شونده Ce ime e s را انتخاب کرده و سپس OK را کلیک کنید تا تنظیمات ذخیره گشته و واحد اندازه‌گیری ورد به سانتی‌متر تغییر کند.
در مرحله‌ی بعد مطابق تصویر زیر وارد سربرگ View شده و تیک گزینه‌ی Rule را بزنید تا خط کش داخلی ورد برای شما فعال شود.
سپس مطابق با تصویر زیر، از سربرگ Layou گزینه‌ی Size را انتخاب کرده و آن را روی A4 (سایز معمول کاغذ) قرار دهید.
برای شروع تایپ در زبان فارسی در ابتدا باید جهت نوشتن متن را روی RTL (راست به چپ) تنظیم کنید، برای این منظور از سربرگ Home در قسمت Pa ag aph مطابق تصویر زیر نماد راست‌چین را انتخاب کنید:
و در نهایت، کادر بندی صفحه را از سمت چپ و راست به اندازه‌ی ۲ سانتی‌متر تنظیم کنید (یک نامه‌ی اداری باید به اندازه‌ی ۲ سانتی‌متر حاشیه از سمت چپ و راست داشته باشد) برای این منظور از ابزار خط‌کش که پیش‌تر آن را فعال کردیم استفاده کنید، برای این‌کار کافیست علامت‌هایی که در تصویر زیر مشخص شده‌است را با موس گرفته و از سمت چپ و راست به اندازه‌ی ۲ سانتی‌متر قرار دهید:
حال که تنظیمات اولیه را انجام دادیم می‌توانیم اقدام به تایپ نامه خود کرده که در ادامه با مراحل آن آشنا خواهیم شد.
برای شروع در هر خط عبارات زیر را مطابق تصویر زیر با فونت “نستعلیق سایز ۲۰” تایپ کنید (پس از نوشتن هر سطر E e بزنید)
حال شما باید کلمه‌ی بسمه‌تعالی را وسط‌چین کرده و همچنین فاصله‌ی بین خطوط مدیریت… و جنابسرکار… را کاهش دهید.
برای وسط‌چین کردن کلمه‌ی بسمه‌تعالی کافیست آن‌را انتخاب کرده و مطابق تصویر زیر در بخش Pa ag aph روی علامت Ce e کلیک کنید.
در مرحله‌ی بعد خطوط مدیریت… و جنابسرکار… را انتخاب کرده و در قسمت Pa ag aph روی علامت تنظیم فاصله‌ی بین خطوط (که در تصویر زیر با شماره‌ی ۲ مشخص شده‌است) کلیک کنید و از منوی باز شده گزینه‌ی Li e Spaci g Op io s را انتخاب کنید.
این مطلب، یک آموزش پریمیوم از همیار آی‌تی است، چیزی که خواندید تنها بخشی از مقاله بود و محتوای حرفه‌ای‌تر در انتظار شماست، کاربران ویژه می‌توانند ادامه‌ی آموزش را هم بخوانند، پس شما نیز همین حالا به جمع اعضای ویژه‌ی همیار پیوسته و به تمام آموزش‌ها و امکانات پریمیوم سایت دسترسی داشته باشید، این یک سرمایه‌گذاری عالی روی آینده‌ی کاری و حرفه‌ای شماست… پس شما نیز همین حالا به جمع اعضای ویژه‌ی همیار پیوسته و به تمام آموزش‌ها و امکانات پریمیوم سایت دسترسی داشته باشید، این یک سرمایه‌گذاری عالی روی آینده‌ی کاری و حرفه‌ای شماست…
در یک قدمی حرفه‌ای شدن هستید!
این مطلب، یک آموزش پریمیوم از همیار آی‌تی است، چیزی که خواندید تنها بخشی از مقاله بود و محتوای حرفه‌ای‌تر در انتظار شماست، کاربران ویژه می‌توانند ادامه‌ی آموزش را هم بخوانند، پس شما نیز همین حالا به جمع اعضای ویژه‌ی همیار پیوسته و به تمام آموزش‌ها و امکانات پریمیوم سایت دسترسی داشته باشید، این یک سرمایه‌گذاری عالی روی آینده‌ی کاری و حرفه‌ای شماست…
شما یک گام جلوتر از دیگران باشید! اگر به آی‌تی و تکنولوژی علاقه‌مندید و دوست دارید سریع‌تر در این زمینه پیشرفت کنید، همین حالا به جمع ۸۵۷۶ عضو همیار آی‌تی بپیوندید، دسترسی به تمام آموزش‌های پریمیوم، دریافت جدیدترین آموزش‌های کاربردی مرتبط با آی‌تی و استفاده از مشاوره‌ی رایگان، برخی از مزایای عضویت در سایت هستند، شما نیز به کاربران همیار پیوسته و همین حالا وارد دنیای حرفه‌ای‌ها شوید… من هم می‌خواهم عضو ویژه‌ی همیار شوم
آموزش قدم به قدم نگارش نامه اداری در نرم افزار wo d
آماده‌سازی نرم‌افزار ورد برای تایپ نامه‌ی اداری
برای اینکه محیط برنامه‌ی ورد را برای تایپ یک نامه‌ی اداری آماده کنیم، چند مرحله پیش رو خواهیم داشت که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.
در ابتدا در سربرگ File به منوی Op io s مراجعه کنید تا صفحه‌ی زیر برای شما باز شود:
در ادامه مطابق تصویر بالا، ابتدا در سمت چپ گزینه‌ی Adva ced را انتخاب کنید و از قسمت Display برای گزینه‌ی Show measu eme s i u i s of از لیست باز شونده Ce ime e s را انتخاب کرده و سپس OK را کلیک کنید تا تنظیمات ذخیره گشته و واحد اندازه‌گیری ورد به سانتی‌متر تغییر کند.
در مرحله‌ی بعد مطابق تصویر زیر وارد سربرگ View شده و تیک گزینه‌ی Rule را بزنید تا خط کش داخلی ورد برای شما فعال شود.
سپس مطابق با تصویر زیر، از سربرگ Layou گزینه‌ی Size را انتخاب کرده و آن را روی A4 (سایز معمول کاغذ) قرار دهید.
حال که تنظیمات اولیه را انجام دادیم می‌توانیم اقدام به تایپ نامه خود کرده که در ادامه با مراحل آن آشنا خواهیم شد.
برای شروع در هر خط عبارات زیر را مطابق تصویر زیر با فونت “نستعلیق سایز ۲۰” تایپ کنید (پس از نوشتن هر سطر E e بزنید)
حال شما باید کلمه‌ی بسمه‌تعالی را وسط‌چین کرده و همچنین فاصله‌ی بین خطوط مدیریت… و جنابسرکار… را کاهش دهید.
برای وسط‌چین کردن کلمه‌ی بسمه‌تعالی کافیست آن‌را انتخاب کرده و مطابق تصویر زیر در بخش Pa ag aph روی علامت Ce e کلیک کنید.
در مرحله‌ی بعد خطوط مدیریت… و جنابسرکار… را انتخاب کرده و در قسمت Pa ag aph روی علامت تنظیمفاصله‌ی بین خطوط (که در تصویر زیر با شماره‌ی ۲ مشخص شده‌است) کلیک کنید و از منوی باز شده گزینه‌ی Li e Spaci g Op io s را انتخاب کنید:
در پنجره‌ی باز شده مطابق تصویر زیر بخش Li e spaci g را بر روی گزینه‌ی Exac ly و مقدار A را به اندازه‌ی ۴۰ تنظیم کنید:
حال یک E e دیگر زده و در ادامه متن اصلی نامه‌ی خود را (شامل مقدمه، پیام اصلی و نتیجه‌گیری) با “فونت B-Mi a یا B-Za سایز ۱۴” تایپ کنید، این کار را طبق مواردی که در ابتدای مقاله به شما آموزش دادیم انجام دهید (رعایت اصول نگارشی، ادب و احترام و محتوای اصلی نامه)
در مرحله‌ی بعد متن اصلی را که هم‌اکنون نوشتید انتخاب کرده و مطابق با روشی که در بالا گفتیم فاصله‌ی بین خطوط آن را روی Exac ly و عدد ۲۰ تنظیم کنید.
سپس موستان را در ابتدای جمله‌ی مدیریت… (که در ابتدای کار نوشته بودیم) قرار داده و یکبار کلید Tab روی کیبورد را بفشارید تا یک فرورفتگی ایجاد شود، در ادامه، این‌کار را برای جمله‌ی جنابسرکار… نیز انجام دهید (این دو جمله باید نسبت به سایر متون نامه مقداری فرورفتگی داشته باشند)
با انجام این مراحل، نامه‌ی شما تا به اینجا باید شبیه تصویر زیر شده باشد:
تا این مرحله بخش اعظم کار را با هم طی کردیم، حال تنها کافیست بخش سربرگ و معرفی انتهای نامه را بنویسیم تا مراحل نوشتن یک نامه‌ی اداری به پایان برسد، در ادامه با همیار آی‌تی همراه باشید تا این موارد را نیز با هم یاد بگیریم.
همانطور که گفتیم در این مرحله باید تاریخ، شماره‌ی نامه و وضعیت پیوست را در سربرگ نامه مشخص کنیم، برای این منظور روی قسمت هدر صفحه (بالای صفحه) دو مرتبه کلیک کنید تا وارد بخش ویرایش سربرگ شوید (اگر با نحوه‌ی کار هدر در ورد آشنا نیستید، توصیه می‌کنیم مقاله‌ی آموزش افزودن هدر به ورد را مطالعه نمایید)
هنگامی که وارد بخش ویرایش هدر شدید مطابق تصویر زیر از قسمت Desig مقدار Heade f om Top را برابر با ۱ سانتی‌متر و مقدار Heade f om Bo om را برابر با ۲ سانتی‌متر وارد کنید.
تنها یک مرحله‌ی دیگر تا تکمیل نامه‌ی اداری ما باقی مانده است و آن چیزی نیست جر افزودن اطلاعات ارسال کننده و امضا، برای این منظور پس از متن اصلی نامه ۳ بار کلید E e را بفشارید و مطابق تصویر زیر و آن‌چه در بالا ذکر کردیم (بخش سپاس گذاری) اطلاعات این بخش را با “فونت B-Mi a یا B-Za سایز ۱۴ و Bold شده” تایپ کنید.
سپس این بخش را نیز همانند قسمت اطلاعات (شماره و…) به سمت چپ صفحه منتقل کرده و جهت آن را بر روی Ce e قرار دهید (مانند کاری که برای بسمه‌تعالی انجام دادیم)
در نهایت نتیجه‌ی کار شما باید چیزی مشابه تصویر زیر باشد:
تبریک می‌گوییم! شما موفق شدید خودتان از پس نوشتن یک نامه‌ی رسمی و اداری بر بیایید!
در نهایت نتیجه‌ی کارتان باید چیزی شبیه تصویر زیر شده باشد: